График отпусков в 2018 г. – по проверочному листу ГИТ

  • Описание
  • Фотоотчет

График отпусков в 2018 г. – по проверочному листу ГИТ

   15 декабря 2017 г. – это крайний срок, когда необходимо составить и утвердить график отпусков на следующий календарный год. Важно учитывать, что с 2018 г. меняются правила проверок Государственной инспекции труда (далее ГИТ). Теперь при плановых мероприятиях инспекторы будут использовать проверочные листы. Чаще всего среди документов, которые захочет изучить инспектор труда, упоминается график отпусков. При комплексной проверке инспектор будет ориентироваться на те же контрольные вопросы, которые содержатся в проверочных листах:

Как предоставляются сотрудникам отпуск?

Как считаете продолжительность отпуска?

Как предоставляете отпуск в удобное для сотрудников время?

Как отзываете сотрудников из отпуска?

Если сотрудник или бывший работник пожалуется в ГИТ, что вы нарушили его право на отдых, в первую очередь инспектор будет ориентироваться на содержание жалобы. Но общий подход останется таким же, как и при проверке по плану. График отпусков — главный документ, который изучит инспектор.

 Разберем, как уже сейчас учесть вопросы проверочного листа , чтобы потом не возникло проблем.


КАК СОСТАВИТЬ И УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ


http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/xxwnzl.jpg

Как предоставляете сотрудникам отпуск?

Что проверит инспектор. Первый вопрос, который задаст инспектор по проверочному листу: «Как вы предоставляете сотрудникам отпуск?»

Инспектор захочет убедиться, что сотрудники используют отпуск ежегодно  в соответствии со ст.115 ТК РФ, особенно несовершеннолетние и работники с вредными или опасными условиями труда ч.4 ст. 124 ТК РФ.

Кроме того, инспектор проверит, в каких случаях компания переносит отпуска на следующий рабочий год и есть ли на это письменные согласия сотрудников ч.4 ст. 124 ТК РФ.

Если вы практикуете такие переносы, инспектор попросит доказать, что отпуска вы предоставляете не позднее следующего рабочего года ч. 4 ст. 124 ТК РФ и не задерживаете более чем на два года  ст. 124 ТК РФ.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении работникам отпусков;

·         предложения работникам перенести отпуск на следующий рабочий год, если отпуск в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с письменным согласием работников;

·         заявления с просьбой перенести отпуск или часть отпуска на даты, не запланированные в графике отпусков, с письменным согласием руководителя;

·         списки сотрудников в возрасте до 18 лет и работников, занятых во вредных или опасных условиях труда, если вы их ведете.

Что учесть в графике. Чтобы доказать, что соблюдаете требования закона:

1. Запланируйте в графике на 2018-й отпуска всем сотрудникам компании. Так покажете инспектору, что ежегодно планируете и предоставляете отпуск всем сотрудникам и не забываете о внутренних и внешних совместителях; тех, кто в отпуске по уходу за ребенком, долгое время болеет, взял длительный отпуск за свой счет или отсутствует на работе по невыясненным причинам. Эти сотрудники могут в любой момент появиться на работе и будут иметь право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск.

Некоторые периоды — отпуска по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней или время прогула — в стаж для очередного отпуска не входят. Но у таких сотрудников могут быть дни отпуска, которые они заработали раньше. Поэтому планируйте отпуск всем.

Совместителям отпуск планируйте одновременно с отпуском по основной работе.

2. Строго в рамках рабочего года планируйте основной удлиненный отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда.

Предоставляйте такие отпуска полностью, переносить их на другой рабочий год нельзя. Проверьте это по спискам, если их ведете, и по графику на 2017 год. Покажите инспектору, что не переносите отпуск этим работникам.

3. Проверьте по каждому сотруднику, сколько дней отпуска он использовал в рабочем году.

Если по каким-то причинам сотрудник не использовал отпуск или его часть, запланируйте остаток в графике на 2018-й. Так покажете, что не собираетесь задерживать отпуск более чем на два календарных года. Как посчитать остатки отпуска

4. Сравните в графике отпусков на 2017 год построчно графы «Запланированные даты отпуска» и «Фактические даты отпуска». Если обнаружите, что фактический отпуск оказался меньше запланированного, удостоверьтесь, что у вас есть оправдательные документы. Если вовремя не сделали отметку со ссылками на эти документы в графах «Основание переноса отпуска» или «Примечание», внесите эти записи сейчас, не дожидаясь прихода инспектора. Это подтвердит, что вы получаете письменное согласие сотрудников и предоставляете им отпуск не позднее следующего рабочего года, а значит, соблюдаете требования закона.

Фрагмент графика на 2017-й с примечанием о причинах отсутствия сотрудников на работе

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/saginu.jpg

Фрагмент графика на 2018-й с датами отпусков сотрудников, которые отсутствуют на работе в момент утверждения графика

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/xxedwn.jpg

Фрагменты графиков на 2017-й и 2018-й с отметками об использовании отпусков строго в рабочем году

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/rmdevo.jpg

Чего не должен требовать инспектор. Проверяющий не должен требовать, чтобы вы вносили в график сотрудников, для которых 2018-й будет первым рабочим годом. Они используют отпуска по заявлениям. Вы обязаны включать их в график отпусков только со второго рабочего года.

Также инспектор не должен требовать списки несовершеннолетних сотрудников или работников с вредными или опасными условиями труда. Такие списки вы вести не обязаны.

Как считаете продолжительность отпуска?

Что проверит инспектор. Чтобы убедиться, что вы правильно рассчитываете продолжительность отпуска, инспектор проверит, не включаете ли вы нерабочие праздники в число календарных дней оплачиваемого отпуска ст.120 ТК РФ.

Еще один вопрос для проверки: если делите отпуск на части, есть ли хотя бы одна часть продолжительностью не менее 14 календарных дней?  ст. 125 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         предложения разделить отпуск на части с письменным согласием работников;

·         заявления с просьбой предоставить часть отпуска с письменным согласием работодателя.

Что учесть в графике. Чтобы доказать инспектору, что правильно считаете продолжительность отпуска:

1. Учтите в графике на 2018-й, что в отпуск не входят нерабочие праздничные дни. Покажете такой график — докажете, что правильно считаете продолжительность отпуска.

Фрагменты графиков на 2017-й и 2018-й с запланированными датами остатков отпуска не позднее следующего рабочего года

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/5mupzp.jpg

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не вправе настаивать, чтобы именно первая часть отпуска была не меньше 14 дней.

Также он не должен быть в претензии, если остаток отпуска сотрудник использует по одному дню или например, все части отпуска кратны семи.

Вы вправе договориться с сотрудниками о любом количестве частей отпуска любой продолжительности. Закон определяет минимальную продолжительность лишь одной из его частей.

Вы предоставляете отпуск в удобное для работников время?

Что проверит инспектор. Инспектор выяснит, позволяете ли вы работникам, которые имеют на это право, взять отпуск в удобное для них время ч.1 ст. 123 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         заявления работников с просьбой предоставить отпуск в удобное для них время.

Что учесть в графике. Чтобы доказать инспектору, что соблюдаете право отдельных сотрудников на отпуск в удобное для них время:

1. Предоставляйте отпуск по заявлению работника, а не по графику отпусков, если в течение года эти сотрудники передумают и попросят предоставить им отпуск в другие даты.

Предоставьте отпуск по заявлению, сделайте отметки в графике отпусков и предъявите заявление инспектору. Так докажете, что соблюдаете права работников на отпуск в удобное время.

2. Запланируйте в графике на 2018-й отпуск даже тех сотрудников, кто вправе самостоятельно выбирать сроки. Закон не освобождает вас от обязанности включить их в график.

Когда будете составлять график на следующий год, учтите пожелания работника. Так снизите вероятность, что даты, которое вы проставите в графике, разойдутся с фактическим сроком отпуска.

3. Проверьте в графике на 2017-й, как заполнили графы «Фактические даты отпуска». Если работники использовали отпуск в отличные от графика даты, укажите реквизиты заявлений. Так покажете, что соблюдаете требования закона — предоставляете отпуск в удобное для работника время.

Фрагмент графика на 2018-й с отпусками, на время которых попадают нерабочие праздничные дни

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/fwkucw.jpg

Фрагмент графика на 2017-й с примечанием, что отпуск предоставили по частям

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/lklmgq.jpg

Фрагмент графика на 2018-й с отпусками в удобные для работников даты

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/paa2wj.jpg

Фрагмент графика на 2017-й с примечанием, что работнику предоставили отпуск в удобное для него время

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/sbx_dw.jpg

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не может требовать, чтобы вы всем работникам компании предоставляли отпуск по заявлению. Такое право есть только у тех, кого ТК РФ  называет в ст. 123. Остальные обязаны соблюдать график.

Как отзываете работников из отпуска?

Что проверит инспектор. Чтобы выяснить, не нарушаете ли вы закон, когда отзываете работников из отпуска, инспектор проверит, есть ли письменные согласия работников ч.2. ст. 125 ТК

Еще один вопрос, который заинтересует проверяющего: нет ли среди отозванных работников тех, к кому эта процедура неприменима, — несовершеннолетних, беременных, работников с вредными или опасными условиями труда.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         приказы об отзыве работников из отпуска с письменным согласием работников;

·         документы — основания к приказам об отзыве работников из отпуска;

·         списки несовершеннолетних сотрудников и работников с вредными или опасными условиями труда, если вы их ведете.

Что учесть в графике. В графике укажите реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а также даты, на которые вы договорились перенести неиспользованную часть отпуска. Так вы покажете, что соблюдаете требования закона, т. к. отзываете работника из отпуска только с его согласия и учитываете его интересы, когда предоставляете ему остаток отпуска.

Согласие работника на отзыв из отпуска оформляйте письменно.

Так как в момент отзыва из отпуска сотрудники находятся не на работе, заручитесь их согласием. Визу на приказе об отзыве они поставят позже, когда выйдут на работу. Попросите их написать на приказе, когда они будут знакомиться с ним под подпись, что они были согласны выйти на работу до окончания отпуска.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не должен требовать, чтобы вы оформляли письменное согласие работника до издания приказа об отзыве из отпуска. Это невозможно, поскольку в момент отзыва сотрудник не на работе и может дать только предварительное согласие. Все оформление происходит позже, иначе это подлог.

Также инспектор не должен запрашивать списки несовершеннолетних работников или сотрудников с вредными либо опасными условиями труда. Вы не обязаны их вести.

Как платите компенсацию вместо отпуска?

Что проверит инспектор. Инспектор проверит, кому и какую часть отпуска заменяете денежной компенсацией.

Если работник просит компенсировать ему часть отпуска в пределах 28 календарных дней за рабочий год, вы должны отказать ч.1. ст. 126 ТК.  Заменить деньгами можно только часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней в рабочем году ч.1. ст. 126 ТК

В отношении несовершеннолетних и беременных такая возможность не предусмотрена: свой отпуск они должны отгулять ч.3 ст. 126 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         заявления работников о замене отпуска денежной компенсацией;

·         документы по начислению и выплате отпускных;

·         ведомости по начислению и выплате заработной платы;

·         платежные поручения с приложением реестров перечислений на зарплатные карты работников;

·         список несовершеннолетних сотрудников, если вы его ведете.

Что учесть в графике. Укажите в графике реквизиты заявления работника о замене части отпуска денежной компенсацией. Чтобы доказать инспектору законность процедуры, оформляйте ее письменно.

Фрагменты графиков отпусков на 2017-й и 2018-й, если работника отзывали из отпуска

http://e.profkiosk.ru/service_tbn2/mrmxli.jpg

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не может требовать, чтобы вы предоставляли в натуре весь отпуск. Работник вправе получить денежную компенсацию за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней в каждом рабочем году.

Как утвердили график отпусков?

Что проверит инспектор. Инспектор захочет убедиться, что график на 2018-й утвердили не позднее 15 декабря 2017-го ч.1.  ст. 123 ТК.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит график отпусков и проверит, как вы оформили необходимые реквизиты.

Что учесть в графике. Соблюдайте процедуру утверждения графика и правильно оформляйте реквизиты:

1. Заполните график отпусков с учетом требований закона и интересов компании.

2. Направьте проект графика и обоснование по нему в профком, если в компании есть профсоюз ч.1. ст. 372 ТК.  Оформите отметку об учете мнения профкома на графике. Если профкома нет, этот пункт пропустите.

3. Укажите в документе наименование организации, дату; год, на который составили график.

Подпишите график как составитель.

4. Утвердите график у руководителя. Заготовьте на документе реквизит «Гриф утверждения»: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности руководителя, расшифровку его подписи. Оставьте место, где руководитель распишется и поставит дату утверждения.

5. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком.

6. Сделайте из графика выписки и направьте их в структурные подразделения.

Рекомендуем процедуру, сроки работы и лиц, ответственных за подготовку графика, закрепить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае вам не придется каждый год решать, кто отвечает за подготовку документа и передает его руководителю на утверждение.

Храните график в кадровой службе. Дополняйте его в течение года информацией о том, как сотрудники используют отпуск.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не должен требовать, чтобы вы учли мнение представительного органа работников, если его нет в вашей компании.

Инспектор также не может требовать, чтобы график утвердили в редакции профкома, если он есть в компании и не согласен с проектом работодателя.

Еще одно незаконное требование инспектора — если он настаивает, чтобы график был составлен по унифицированной форме Т-7 в случае, когда компания не относится к госсектору.

Фотоотчет

Заказать звонок

Укажите свой контактный телефон, и мы перезвоним вам в течении 5 минут

Отправить заявку
Прикрепить свои файлы